- L’organigramma serve a dare visibilità chiara alle responsabilità e alla catena decisionale: deve trasmettere con immediatezza chi fa che cosa, sia all’interno che all’esterno della propria organizzazione. È fondamentale per garantire il perseguimento degli obiettivi e una ottimale realizzazione delle attività, in quanto, attraverso la definizione delle singole posizioni organizzative, esplicita ruoli, compiti e risultati assegnati (job description).
- La definizione dell’organigramma deve partire dalla emersione e descrizione delle singole posizioni organizzative, a partire da chi, formalmente, detiene la responsabilità e ha la rappresentanza dell’ente.
- Nelle piccole organizzazioni, la presenza di poche persone (soci, dipendenti, collaboratori) che spesso sono in posizioni paritetiche, non deve portare l’organizzazione a non darsi una rappresentazione organizzativa: ciò potrebbe generare sovrapposizioni e inefficienze e non efficacia nell’operatività; al contrario, la rappresentazione dell’organigramma, aiuterebbe a mettere in evidenza carenze / distribuzioni disomogenee delle funzioni / concentrazioni importanti di funzioni in un’unica persona, che spesso, nelle piccole organizzazioni, riveste sia il ruolo di Presidente sia di Direttore artistico, oltre a prendere su di sé molti altri compiti. In questi casi, essenziale è saper applicare l’esercizio della delega verso altre figure.
- Necessità di formalizzare e rendere standard meccanismi di coordinamento tre le varie aree e funzioni, che sono spesso legate al rapporto tra singole persone, in modo che i processi validati si ripetano anche in futuro nel momento di un eventuale avvicendamento.
- L’organigramma non è qualcosa di statico ma, in un percorso evolutivo, deve sapersi trasformare e saper accogliere nuove funzioni, così da guidare anche l’eventuale individuazione di nuovi lavoratori e professionalità, che sappiano svolgere le nuove funzioni individuate.
- La tendenza a non moltiplicare le posizioni organizzative è spesso legata alla percezione di una scarsità di risorse (umane ed economiche) da distribuire nella struttura più che ad un ragionamento sulle reali necessità dell’organizzazione: è importante chiarire i ruoli, i compiti e i risultati necessari per garantire la sostenibilità dell’ente nel medio-lungo periodo, che possono essere ricoperti in una fase iniziale dalla stessa persona, ma avendo chiaro un piano di investimento che possa garantire lo sviluppo organizzativo dell’ente.
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